DOCUMENTOS  Y SOPORTES COMERCIAL

TEXTOS  ADMINISTRATIVOS:

MEMORANDO

 EL memorando (del latín memorando: algo que debe tenerse en la memoria) es para la Real Academia una comunicación que se usa en la diplomacia, menos solemne que la memoria y la nota, generalmente con firma opcional, en la cual se reseñan los hechos, razones y circunstancias que han de tenerse presentes ante la consideración de un asunto importante o grave.

Memorando breve:

consiste en un escrito o mensaje de poca extensión, destinado a transmitir información entre personas de una misma empresa y con un fin específico. 

Memorando extenso:

Es aquél de contenido más largo, muy usado en la actualidad con el nombre de “Memo”, que responde más a las características de los que se utilizan en los medios diplomáticos. Este medio de comunicación interna, tan frecuente hoy día, se usa en la empresas u organismos generalmente cuando un jefe de departamento, división o sección tiene que dirigirse a sus subalternos para darles instrucciones, informes y decisiones; anunciarles nuevas prácticas y normas en los trabajos y procedimientos, nombramientos, reuniones y todo cuanto sea de interés para la organización de que se trate.

Para que un memorando cumpla con eficacia su objetivo, debe reunir las mismas cualidades o características de todo texto escrito: claridad, brevedad, integridad, cohesión, precisión y armonía que son indispensables para que el mensaje corra por los canales adecuados y llegue con toda nitidez al receptor, ya que su éxito dependerá del grado de aceptación que encuentre en el destinatario.

Recomendaciones generales

Se debe evitar:

• Expresarse en primera persona del singular

• Usar expresiones que den lugar a interpretaciones erróneas.

• Abusar del tiempo del destinatario.

• Elaborar ideas obvias

• Incluir algo que no venga al caso.

• Presentar cosas poco conocidas sin una adecuada explicación

• Adornar el mensaje con palabras o frases metafóricas

• Usar y abusar de la construcción negativa

• Emplear rodeos y redundancias

• Acumular oraciones difusas

• Ser oscuro en las expresiones

• Herir sensibilidad del receptor

• Firmar antes de releer el escrito.

CIRCULAR

El circular es un medio de comunicación escrita, carta o circular, que se confecciona en serie, utilizando para ello un medio mecánico de reproducción del texto único.

No existe una diferencia sustancial entre la circular y memorando. Se ha señalado, sin embargo, que la circular debe reservarse para los asuntos que tengan carácter permanente, mientras que el memorando debe ceñirse a los avisos e información general que no tengan ese carácter. Muchas veces las circulares están redactadas por las oficinas centrales de empresas u organismos para comunicar a sus oficinas locales, informaciones, disposiciones, recomendaciones, consejos, etc.

CARACTERÍSTICAS:

• La información debe ser sencilla.
• sencilla 
• breve

RECOMENDACIONES

• Utilice papel en el que figure el membrete de la empresa u organismo que la expide.

• Recuerde la fecha (mes y año)

• Evite dirigirse a la “masa” para la que ha sido preparada

• Dé la sensación de que se dirige a “cada una de las personas que lean la circular”.

• Use párrafos cortos y expresiones ordenadas.

• Esfuércese por una presentación agradable.

• Concluya con saludos y gracias por la atención prestada.

• Use firma manuscrita si quiere que conste la autenticidad de la comunicación.

DIFERENCIA ENTRE CIRCULAR Y MEMORANDO:
La circular debe reservase para los asuntos que tengan carácter permanente, mientras que el memorando debe ceñirse a los avisos e información general que no tengan ese carácter. Muchas veces las circulares están redactadas por las oficinas centrales de empresa o agencias para comunicar a sus oficinas locales o periféricas informaciones, disposiciones, recomendaciones, consejos.

INFORME

Una de las formas más utilizadas en la comunicación es el Informe, éste no tiene por qué ser una obra literaria; todo lo que se pide es que resulte razonado, lúcido y claro. Nada más lejano de lo que debe ser un informe que los rodeos, la oscuridad y la  definición.  El informe es una comunicación destinada a presentar, de manera clara y pormenorizada, el resumen de hechos y actividades pasadas o presentes; y en algún caso de hechos previsibles, partiendo de datos comprobados. Aunque esencialmente se componga de datos, el informe contiene con frecuencia la interpretación del emisor, así como sus conclusiones y recomendaciones entorno al problema que lo motiva.

Un informe no es producto de una inspiración momentánea que nos complace expresar a los demás, sino una respuesta a una pregunta, o una pregunta a otra persona en busca de información.

Redacción de informes:

No se debe escribir ni una palabra del informe hasta que no se conozca quién es el destinatario, por qué se ha solicitado el informe y desde qué punto de vista se pueda dar una opinión objetiva. 

Clases de informe:

De acuerdo a su contenido y a los objetivos, se distinguen tres clases de informes: 

a) Informe expositivo. Se limita a exponer o narrar una situación tal como ella es, sin que en su elaboración intervenga ningún proceso analítico o interpretativo, ni en modo alguno se sienten conclusiones o se hagan recomendaciones. Un informe de este tipo debe comenzar resumiendo la situación previa, pues esa visión de conjunto ayudará al lector o receptor a capar los pormenores ulteriores con más comprensión y a seguirlos con más interés.

b) Informe interpretativo. Sirve para aclarar el alcance y sentido de ciertos hechos y conceptos. Con frecuencia damos equivocadamente por supuesto que los receptores del informe van a interpretar determinadas situaciones igual que lo haremos nosotros. Esta consideración es errónea, ya que una cosa puede tener un sentido obvio para nosotros, porque tengamos en ella un interés particular, y no tenerlo para quienes carecen de ese interés.

c) Informe demostrativo. Teniendo en cuenta que en toda demostración es esencial probar determinados asertos, es preciso que el lector o receptor conozca con toda exactitud la tesis que pretender establecer el informante. Este tipo de informe precisa que se fije una distinción neta entre los hechos y sus comentarios, y el mismo debe escribirse de tal manera que el lector no tenga que estar averiguando si se trata de un aserto en firme o de una simple opinión.

partes internas de un informe:
 La estructura básica  para un informe de investigación comprende lo siguiente: Introducción (, Descripción del problema, Manera de trabajo, Resultados y Conclusión. Con

a) Se recomienda una portada. Es lo que se denomina cubierta o carátula.

b) Índice o contenido.

c) El título del informe debe comprender una página relacionada con el trabajo de que se trata y el nombre del autor.

d) Introducción o Presentación del informe: explica el tema del informe, delimita las áreas estudiadas, señala el objetivo que se persigue y los aspectos más relevantes del mismo.

e) Cuerpo del informe: como su nombre lo indica es la parte en que s presenta el grueso de las informaciones obtenidas, se analizan las mismas y se abren posibles soluciones.

f) Conclusiones: en este apartado se han de presentar de manera inequívoca, clara y definida, los resultados de nuestro estudio y las recomendaciones concretas que se ofrecen. En algunos casos, bastará con se ofrezca el panorama de posibles soluciones recomendadas para que asesoren a un superior a tomar la decisión.

g) Apéndices: en ciertos casos es bueno reservar para esta parte la documentación (fotocopias, etc.) que puedan aclarar el contenido del informe. De esta manera, se alivia de piso el cuerpo central y se vuelve más fácil la lectura.

ACTAS

Un acta es un documento en el que se asientan los acuerdos tomados en una reunión y, en forma resumida, las deliberaciones acontecidas en la misma. Normalmente se escriben directamente en un libro que se llama "Libro de actas". Los requisitos que se exigen para levantar actas están regulados por el Código de Comercio y también por los estatutos de la empresa o asociación.

Un acta está constituida por:

• Encabezamiento o título, y nombre de la empresa o asociación

• Lugar, fecha, hora de comienzo y terminación

• Lista de asistentes

• Resumen ordenado de los debates realizados

• Visto bueno y firma del presidente

• Firma del secretario

CARTAS

•  Es un medio rápido, económico y directo
•  Es un mensaje eminentemente personal
•  Es una respuesta concreta a una situación
•  Es un sustituto del diálogo

Estilo y tono:

El estilo de la carta es el coloquial, capaz de reproducir los efectos de una conversación normal y en cierto modo de sustituirla. Como una carta es una respuesta personal a una situación, y las situaciones son muy variadas porque cada persona tiene una particular manera de ser y de relacionarse, cada emisor tiene también una particular manera de expresarse. Cuando escribimos no podemos ayudarnos con gestos, con la inflexión de la voz y con las diversas expresiones del rostro y de la persona que dan más vigor a nuestras palabras; por eso la carta debe de ser clara, expresiva y resumida.

Elementos formales

ALGUNOS ELEMENTOS:

• Lugar y fecha

• Nombre y dirección del destinatario

• Salutación

• Introducción

• Desarrollo del tema

• Despedida

• Firma

Algunos consejos prácticos que deben seguirse son:

• Empezar por lo más importante

• Dedicar un párrafo a cada cuestión

• El punto y aparte es de gran utilidad

• Terminar de un modo natural

• Invitar al destinatario a hacer algo

• Ajustar la despedida al tono de la carta

• Tratar de que la despedida no sea larga

Sus clases

 podemos dividirlas en dos clases esenciales: personales y comerciales. Las comerciales a su vez, admiten una variada subdivisión.

a) La carta personal

Cuando la carta responde a una relación de amistad personal, el epistolar se convierte en el más libre de los géneros y resulta extraordinariamente difícil señalar normas concretas de etilo. Sin embargo, si se pretende una comunicación eficaz es necesario redactar el texto de acuerdo con los factores que se han enunciado anteriormente.

CARACTERÍSTICAS•

 La carta personal es la que más se parece a la conversación, y esto se consigue con un lenguaje sencillo y natural.

• El lenguaje debe además ser sincero y afectivo, conforme sea el grado de amistad y de relación que exista con el destinatario.

• Ha de evitarse la complicación de las frases y el encadenamiento en uno mismo período de diversas ideas.

• Trátese de que cada idea pueda expresarse en una oración.

b) La carta comercial

Es el más importante de todos los documentos escritos que diariamente contribuyen a la buena marcha de pos negocios y al fortalecimiento de las relaciones administrativas y profesionales. La carta comercial no sólo constituye el medio de comunicación más eficaz y el más usado, sino que es también una prolongación de la empresa o agencia, cuyo nombre y prestigio hace llegar hasta los lugares más remotos.

La correspondencia comercial tiene su propia personalidad, “Su modo de decir”. El carácter predominante de esta personalidad es el mismo que caracteriza el comercio, es decir, el sentido de lo útil. Ha de cuidarse su estilo, no sólo par conseguir una perfecta comunicación, sino también para obtener una impresión favorable de la persona a la que va dirigida la carta.

Clases de cartas comerciales:

Los tipos de carta comercial son muy numerosos, por lo mismo que son también infinitos los casos que se plantean a diario en una empresa o agencia y que tratan de tramitarse y solucionarse por medio de la correspondencia.

1. Cartas de solicitud. Este tipo de cartas, en el que se incluyen también las de pedido, es el que se emplea para pedir servicios, instrucciones, informes, preservaciones  referencias, precios, catálogos, entrevistas, cooperación, etc.

2. Cartas de remisión o envío. Son las que se dirigen para acompañar cheques, giros, documentos comerciales, panfletos, boletines, muestras o mercaderías. En dichas cartas se hace constar la remisión de lo que se manda. Sirve para identificar lo que se ha enviado y par que el destinatario sepa específicamente lo que ha de llegarle.-

3. Cartas de cobranza. Se proponen recordar a las persona a quienes se ha concedido crédito, el cumplimiento de su obligación. Su redacción debe ser muy cuidadosa para no herir la susceptibilidad del cliente.

4. Cartas de reclamaciones. Son aquellas que expresan una queja o protesta, en virtud de los errores que con frecuencia se cometen en las transacciones comerciales o en las decisiones profesionales y administrativas, aunque traten de evitarse.

5. Cartas de ofertas. Se escriben con el fin de inducir al posible cliente a comprar determinados artículos o servicios. Ejemplos de éstas son las que tienen como propósito anunciar un nuevo producto, asegurar a los clientes a mejora de un servicio, o dar a conocer la naturaleza y alcance de nuevas actividades, convencer a alguien de la ventaja de abrir una cuenta corriente en determinado banco, etc.

6. Cartas de relaciones públicas. Son cartas comerciales que tienen carácter social. Se escriben para conservar las buenas relaciones entre los clientes o usuarios de las empresas o agencias. Son muy importantes porque, por medio de ellas, se mantiene vivo en el recuerdo de todos, el nombre de la empresa o agencia y su presencia en la comunidad. Las más comunes son las de felicitación, pésame, invitación y agradecimiento.

LAS CARTAS DEBEN  TENER:

Claridad: Una carta comercial es clara cuando es de fácil comprensión, es decir, cuando el mensaje penetra sin dificultad en la mente del destinatario. 

Concisión: Cada frase que escriba debe contener ideas claras y precisas. Si se quiere que el destinatario lea con agrado la carta, no deben usarse dos o tres palabras cuando éstas puedan ser reemplazadas por una. La oración puede ser más larga o más corta, pero siempre deberá ser concisa. Esto no quiere decir que sea breve, sino que o esté recargada de expresiones superfluas o palabras inútiles. Resumimos afirmando que concisión es la expresión de los conceptos con las menos palabras posibles y con la mayor exactitud.

Tono: El tono no es más que la adaptación de la expresión y del estilo del asunto que motiva la carta. El calor humano no debe faltar nunca en una carta comercial. Téngase en cuenta que la redacción comercial es la versión escrita de una conversación entre comerciantes o miembros de una misma agencia. 

Corrección. Una carta debe ser escrita tratando de evitar cualquier error que pueda producir una impresión desfavorable en la mente del destinatario. Cuando hablamos de errores nos referimos tanto a los que se comenten en el contenido de la carta como a los que se refieren a su apariencia externa.

Disposición o estructura de la carta:El destinatario de una carta comercial resulta favorable mente impresionado o influido por un mensaje cuando, además de su contenido efectivo, tiene también una apariencia física atractiva. El objetivo básico de una carta comercial es conseguir una reacción propicia. Si la primera impresión es buena, el lector o destinatario se encontrará favorable mente predispuesto a la recepción del contenido.

Las partes de que consta una carta de este tipo son las siguientes:

• Encabeza miento: Membrete. Fecha. Destinatario y dirección.
•  Texto o cuerpo: Introducción a la idea básica. Desarrollo de esta idea. Conclusión final.
•  Cierre: Despedida. Firma (rubrica a mano). Nombre de la persona que escribe. Cargo o título que posee. 

E-MAIL O CORREO ELECTRÓNICO

 (E-mail) tiene como finalidad el intercambio de ideas, opiniones, comentarios, etc., con gente de diversos puntos, a través de un medio electrónico como puede ser un ordenador y un módem.  La finalidad de esta tarea es que conozcamos más gente con la que intercambiar experiencias y opiniones sobre los temas más diversos. 

Procura observar lo siguiente, cuando envíes un e-mail:

• Se breve. Muy a menudo todo lo que necesitas expresar te puede caber en sólo una pantalla. 

• Deja siempre líneas en blanco entre párrafos, u otras unidades lógicas de texto.

• Utiliza letras mayúsculas y minúsculas según corresponda. Se hace más difícil de leer un texto escrito únicamente en mayúsculas o en minúsculas.

• Intenta hacer cortos los párrafos; en general, siempre menos de 15 líneas.

• Evita siempre utilizar secuencias de control, como Ctrl z, o teclas especiales, como el tabulado. 

El contenido del correo electrónico:

RECOMENDACIONES :

•  Comienza el mensaje con el nombre de la persona a quien estas escribiendo, justamente como lo harías si estuvieras escribiendo una carta normal. 

•  Si estás contestando a un mensaje de otra persona, puedes incluir, si quieres, algunos pasajes del mensaje original. 

•  Nunca olvides que la persona a quien va dirigido el mensaje es también un ser humano, con sentimientos y creencias que pueden no coincidir con las tuyas.
•  En una conversión cara a cara, gracias a una serie de gestos y a la entonación del propio lenguaje puedes saber si lo que estas diciendo está afectando a la otra persona. Todo esto no existe cuando utilizas el correo electrónico, por ello sé conciso, claro y educado en la forma de expresarte, sé flexible en la interpretación del correo de otros.

DOCUMENTOS CONTABLES

Negociables: Son los que sirven de información sobre las condiciones de una transacción comercial por seguridad y comodidad. Con ellos se paga o se respalda una deuda.

Entre estos tenemos el cheque, la letra de cambio, el pagaré, la libranza, factura , certificado de depósito o CDT.

No negociables: Brindan los datos necesarios para el registro contable y no tiene carácter negociable y son: comprobante de ingreso, comprobante de contabilidad, nota débito, nota a crédito, consignación bancaria, entre otras.

Informativos: Son aquellos cuya función es administrativa y sirven para informar sobre las condiciones de una transacción comercial y son: la cotización, pedido, remisión, kárdex.

DOCUMENTOS NO CONTABLES

Son los que contienen información sobre una determinada transacción comercial pero no se utilizan para sus contabilización, es decir, son documentos que solamente suministran una información.

DOCUMENTOS  EXTERNOS

 Son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego recibidos y conservados en la empresa. Ej.: facturas de compras, recibos de pagos efectuados, etc.

DOCUMENTOS  INTERNOS

Son los documentos emitidos en la empresa que pueden entregarse a terceros o circular en la misma empresa. Ej.: facturas de ventas, recibos por cobranzas, presupuestos, vales.

Recibo de caja: El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias se archivan una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad. El recibo de caja se contabiliza con un débito a la cuenta de caja y el crédito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por conceptos diferentes de ventas al contado ya que para ellas el soporte es la factura.

Como diligenciar el recibo de caja:

•  Como a todo documento comercial se primero la fecha, la ciudad y el numero del recibo
•  Quien es la persona que entrega el ingreso
•  La dirección de la persona que entrega el ingreso
•  Se coloca la cantidad de dinero que ingresa
•  El porque de esa entrega de dinero

6. Si la entrega es en cheque se procede a colocar el número del cheque girado

Comprobante de ingreso: Sirve de comprobante de todos los ingresos monetarios y de constancia de los pagos recibidos. Se diligencia cuando ingresan dineros en efectivo o cheque bien por venta o por cualquier otro concepto.

Recibo de consignación bancaria: Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que lo  diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con el sello del cajero o el timbre de la máquina registradora, sirve para la contabilidad de la empresa que consigna.   Hay dos tipos de formatos de consignaciones, uno para consignar efectivo y cheques de bancos locales y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas

Comprobante de deposito o retiro de cuentas de ahorros: Las corporaciones de ahorro y crédito han diseñado unos formatos que suministran a sus clientes, en libretas, para que sean diligenciados al depositar, o retirar dinero de su cuenta de ahorros.

Factura de venta:  La factura comercial es un soporte contable que contiene además de los datos generales de los soportes de contabilidad, la descripción de los artículos comprados o vendidos, los fletes e impuestos que se causen y las condiciones de pago. Desde el punto de vista del vendedor, se denomina factura de venta y del comprador, factura de compra. Generalmente, el original se entrega al cliente y se elaboran dos copias, una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de la contabilidad.

Cheque: Es un titulo valor por medio del cual una persona llamada "girador", ordena a un banco llamado "girado" que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado "beneficiario". 

Comprobante de pago o de egreso: Llamado también orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte de contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque. Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo.

Letra de cambio: Este documento negociable o título valor es una orden incondicional de pago que da una persona llamada "girador" a otra llamada "girado", para que pague a la orden o al portador, cierta suma de dinero, a la vista o en una fecha determinada.

Como diligenciar la letra de cambio:

•  Se coloca la fecha como siempre primero
•  Se coloca la cantidad de dinero
•  Se coloca quien es el beneficiario es decir a quien le debe la plata
• Se coloca la persona afectada, es decir la que tiene que pagar el dinero

Pagaré: Es un título valor mediante el cual una persona se obliga a pagar cierta cantidad de dinero en una fecha determinada. Este documento se utiliza para respaldar los créditos bancarios.

Nota débito: Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de facturas y los intereses causados por financiación o por mora en el pago de sus obligaciones.

Como diligenciar la nota débito:

•  Como en todo documento contable se procede a coloca la fecha en el cual se elaboro el documento
• Se coloca el nombre a quien va dirigido la nota débito
•  Luego se procede a colocar el concepto por el cual se envía la nota débito 
•  Se coloca quien lo elaboro, lo reviso, lo autorizo y lo contabilizo

Nota crédito: Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estén liquidados en la factura o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancías, para su contabilización se utiliza un comprobante llamado nota crédito. Este comprobante se prepara en original y  dos copias; el original para el cliente, una copia para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad. 

Como diligenciar la nota crédito:

•  Colocar como en todo documento contable la fecha de elaboración
• Colocar al cliente a quien va dirigido la nota crédito
•  El concepto por el cual se le envía la nota crédito
•  Y por ultimo se coloca quien lo reviso, lo elaboro, lo autorizo y lo contabilizo

Recibo de caja menor: El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantías mínimas que no requieren el giro de un cheque, para ello se establece un fondo denominado caja menor que puede ser entre $100.000 ó $200.000 ó $500.000, de acuerdo con las necesidades de la empresa.

 Como diligenciar el recibo de caja menor: 

•  Se diligencia la fecha y la ciudad donde se elabora el documento
•  Se coloca a quien es pagado el dinero
•  El concepto por el cual se paga el dinero
•  Se coloca la cantidad de dinero en letras
•  Se coloca la firma de la persona que lo recibe

Nota de contabilidad: Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no tienen un soporte contable como es el caso de los asientos de corrección, ajustes y cierre.

Comprobante diario de contabilidad: Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indica el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se le anexan los documentos y soportes que lo justifiquen.

Cotización: Es un documento que contiene información suministrada por un vendedor a solicitud de un cliente referente a los artículos o servicios que se ofrecen en venta, así como las condiciones bajo las cuales se plantea la negociación; el objetivo de esta es la de facilitar al cliente la toma de decisiones acerca de la mejor opción por esta razón se debe realizar varias cotizaciones antes de realizar un negocio.

Remisión: Una vez que el vendedor recibe el pedido procede al despacho de la mercancía o a prestar el servicio solicitado, elabora una remisión en el cual se detallan los artículos enviados con todas sus características, permitiéndose comprobar  la confrontación de la mercancía recibida con la solicitud de pedido.

Como diligenciar la remisión: 

1. Se procede a colocar la fecha de elaboración.

2. Se coloca el nombre del comprador y la dirección y la ciudad donde se encuentra la empresa

3. Se coloca la persona encargada de transportar la mercancía y la placa del vehículo donde se lleva la mercancía

4. Se procede a explicar detalladamente la mercancía enviada

5. Al final se coloca quien despacha la mercancía.

Hoja de vida personal calificada: Es la herramienta usada por la empresa en el proceso de selección a partir de esta información se escogen aquellos candidatos que se acomoden al perfil del cargo vacante. En lo posible todos los candidatos deben suministrar a la empresa el mismo tipo de información con el fin de poder utilizar criterios semejantes en la selección del aspirante.

Contrato laboral: El contrato laboral es un acuerdo en virtud del cual una persona natural se obliga para con otra persona natural o jurídica a prestarle un servicio, cumpliendo órdenes e instrucciones y recibiendo por su labor una remuneración. El contrato puede ser verbal o escrito. Cuando se hace por escrito debe ser firmado por ambas partes, especificando forma, duración, cargo y funciones. Siempre se debe entregar al trabajador una copia del mismo. 

De acuerdo con la duración encontramos:

• A término indefinido: Cuando las partes no determinan su duración.
• A término fijo: Es aquel cuyas fechas de inicio y terminación están delimitadas. Su duración no puede ser superior a tres años. De este encontramos dos modelos. A termino fijo inferior a un año, A término fijo de duración entre uno y tres años.
• Por la duración de obra o labor: El contrato dura tanto como dure la obra o labor encomendada. Esta modalidad de contrato se utiliza en empresas de construcción o en empresas que exigen incremento de personal únicamente para una labor concreta. 

Nomina para pago de sueldos: Formato diseñado para registrar el salario pagado. Permite registrar los valores devengados por diferentes conceptos y lo deducido, por pensión, salud y otros para cada uno de los empleados. Adicional mente cuenta con un espacio para registrar los aportes por seguridad social: salud, pensión, fondos de solidaridad. Y en recuadro para anotar todo lo referente a cesantías, primas vacaciones, y demás aportes para fiscales.

Recibo de pago: Documento en el que se puede llevar un seguimiento de ingresos y egreso, garantizando una óptima administración de flujo de dinero.

Añadir leyenda

Entrada de almacén: Se utiliza para registrar los ingresos de la mercancía del almacén.

Como diligenciar la entrada de almacén:

•  Se coloca la fecha de entrada de la mercancía
•  De que persona o empresa se recibe la mercancía
•  El destino que lleva la mercancía, es decir a que empresa va la mercancía
•  Se coloca la descripción de la mercancía y su valor
•  Se coloca quien lo recibe, lo revisa y si existen observaciones

Salida del almacén: Documento indispensable para el registro de salida de mercancías del almacén.

Como diligenciar la salida de almacén:

•  Se coloca la fecha de entrada de la mercancía
•  Se coloca la sección de donde sale la mercancías
•  El destino que lleva la mercancía, es decir a que empresa va la mercancía
• Se coloca la descripción de la mercancía y su valor
•  Se coloca quien lo recibe, lo revisa y si existen observaciones

Hoja de inventario: Establece el control físico de las existencias de la empresa.

Solicitud de crédito: Documento básico en el estudio y otorgamiento de créditos.

Análisis de crédito: Permite determinar la antigüedad de las deudas en el balance general.